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CORRIDI
SmartFile
Archivio elettronico
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SmartFile - Gestione elettronica degli archivi cartacei
SmartFile è un sistema innovativo per la gestione elettronica degli archivi cartacei, pensato in funzione delle necessità legate all’applicazione della normativa in tema di trattamento dei dati personali. Il progetto è stato sviluppato in modo che la tracciabilità dei documenti (faldoni, fascicoli o cartelle) custoditi al suo interno possa essere controllata in ogni momento. Gestito da un sofisticato software, l’archivio consente di estrarre i documenti soltanto mediante un apposito pass elettronico (key card). Inoltre, se dopo l’utilizzo o la consultazione il documento non viene riposto nella sua esatta collocazione, scatta un allarme che avvisa i funzionari preposti dell’anomalia. Il tempo di consultazione può essere quantificato a seconda delle necessità dell’operatore.
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LE FUNZIONI di SmartFile
Protezione degli archivi
Il sistema SmartFile consente di proteggere anche gli archivi di grandi dimensioni, costituiti da decine di scaffalature e centinaia di scatole e documenti. La logica funzionale dell’armadio intelligente viene estesa a un’intera stanza. L’utente provvisto di key card è identificato lungo i corridoi da antenne radio disposte sugli scaffali. Verificata la sua autorizzazione a operare, il sistema consente di inserire o rimuovere scatole e fascicoli (tutti o in parte), esattamente come avviene con l’armadio intelligente. Inoltre, la possibilità di ritrovare informazioni archiviate da lungo tempo diventa in questo caso particolarmente utile ed è agevolata dall’utilizzo di un comune browser web
Organizzazione dei documenti nei dox
Il sistema SmartFile richiede l’utilizzo di raccoglitori speciali all’interno dei quali viene "annegato" un chip transponder con tecnologia RFID capace di comunicare costantemente all’armadio intelligente il proprio codice identificativo. I documenti sensibili vanno archiviati all’interno di raccoglitori "intelligenti" forniti a corredo del sistema SmartFile. Ogni raccoglitore contiene un chip transponder (Tag RFID) che lo identifica in modo univoco e sicuro. Non appena il Raccoglitore viene posizionato all’interno dell’armadio intelligente, i sensori annegati nella parte posteriore dell’armadio ne identificano il codice. Quando il raccoglitore viene estratto dal mobile l’evento è immediatamente comunicato al sistema centrale di controllo e supervisione. L’utilizzatore autorizzato al prelievo dei raccoglitori è identificato tramite key card SmartPass anch’essa dotata di tag RFID.
Sistema di rilevazione
L’apertura della porta dell’armadio è controllata da una serratura elettrica gestita dalla centralina SmartFile installata in ogni mobile. La centralina garantisce la gestione dei sensori RFID responsabili della identificazione di ogni fascicolo nonché la comunicazione costante con il sistema di supervisione via reti IP (cablaggio strutturato o wifi). Sulla porta di ogni armadio intelligente è posizionato un lettore di prossimità tramite il quale l’utente viene identificato e la porta aperta. Nella parte superiore dell’armadio si trova, inoltre, un semaforo a led bicolore con segnalatore acustico di allarme.
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SCHEMA DI FUNZIONAMENTO
OPERAZIONI CONSENTITE
Protezione dei contenuti archiviati
SmartFile è un armadio con funzioni di archivio dotato di una caratteristica importante e di una dote unica. Un cuore tecnologico e la capacità di proteggere i contenuti archiviati senza complicare l’attività di chi dovrà consultarli.dell'uso
Accesso consentito solo agli operatori autorizzati
Il sistema consente l’accesso alle sole persone autorizzate. Con svariate opzioni. Per esempio, solo ad alcuni armadi e, all’interno di questi, solo a specifici raccoglitori. In caso di autorizzazione negata scatta un allarme acustico, con un avviso di attenzione che rimbalza fino alla centrale di supervisione.
Aperture armadi e accessi controllati da computer
Si tratta di un personal computer provvisto di un software che interagisce in modo continuo e istantaneo con i sensori presenti nell’armadio.
Ogni prelievo di documenti viene registrato
I raccoglitori provvisti di un chip transponder annegato nel dorso che permette al sistema di identificarli in modo univoco. I chip, attraverso sensori presenti nella parte posteriore dell’armadio, consentono inoltre di comunicare al software di supervisione ogni evento che coinvolge il raccoglitore stesso (prelievo, tempo di consultazione, riposizionamento).
Registro storico di tutti i movimenti del documento
Ogni documento è rintracciabile in qualsiasi momento
SmartFile è un armadio con funzioni di archivio dotato di una caratteristica importante e di una dote unica. Un cuore tecnologico e la capacità di proteggere i contenuti archiviati senza complicare l’attività di chi dovrà consultarli.
Allarme documenti mancanti
Il sistema consente l’accesso alle sole persone autorizzate. Con svariate opzioni. Per esempio, solo ad alcuni armadi e, all’interno di questi, solo a specifici raccoglitori. In caso di autorizzazione negata scatta un allarme acustico, con un avviso di attenzione che rimbalza fino alla centrale di supervisione. Il sistema consente l’accesso alle sole persone autorizzate. Con svariate opzioni. Per esempio, solo ad alcuni armadi e, all’interno di questi, solo a specifici raccoglitori.
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FINITURE PERSONALIZZABILI
SOFTWARE DI CONTROLLO
Si tratta di un personal computer provvisto di un software che interagisce in modo continuo e istantaneo con i sensori presenti nell’armadio. L’apertura e la chiusura delle porte, la consultazione dei raccoglitori, gli allarmi e ogni altro evento che riguarda l’armadio viene monitorato, autorizzato o negato, e infine archiviato. La centrale di supervisione, inoltre, è in grado di comunicare in modo automatico le eventuali situazioni di allarme a sistemi di monitoraggio remoti, anche con compiti di controllo superiore.
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HARDWARE
Armadio Smartfile, accostabile, disponibile in diverse colorazioni e finiture di scocca e di ante, dotato di sensore e di cartelle-raccoglitore dotate di chip trasponder.
Centrale di supervisione normalmente un Pc, con il software di controllo installato. Tutti gli eventi (apertura e chiusura della porta, prelievo, spostamento e riposizionamento del raccoglitore all’interno dell’armadio, allarmi per aperture non autorizzate) sono comunicati in tempo reale al sistema di supervisione e controllo dove viene mantenuto aggiornato un database contenente tutti i codici degli utenti autorizzati e tutte le movimentazioni di ogni singolo fascicolo. Eventuali situazioni di allarme sono anche trasferibili in modo automatico a sistemi di monitoraggio installati presso centri remoti aventi funzione di controllo di livello superiore.
Rete WiFi di collegamento tra Armadi Smarfile e la Centrale di supervisione.
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00162 ROMA (RM) Italia
Tel.: +39 06 44252010 Fax: +39 06 44261313
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