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Recovery Plan, i Sindaci a Draghi: ‘servono finanziamenti diretti, iter rapidi e personale’
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AZIENDE

STR eXcellent Organice per la gestione dei documenti

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06/06/2008 - L’avvento delle tecnologie informatiche ha imposto alle imprese profonde trasformazioni nella gestione dei documenti, introducendo la necessità di fare affidamento a strumenti appositamente sviluppati. eXcellent Organice è il software di STR che rende facile e immediata la gestione dei documenti di commessa dal progetto al cantiere, a misura di impresa edile, impiantistica e delle società di ingegneria.
 
L’era informatica ha portato radicali cambiamenti nella società industriale per quanto riguarda sia gli aspetti produttivi che per quelli più prettamente gestionali. Cambiamenti che si configurano non solo in un mutato approccio nei confronti dell’organizzazione del lavoro, ma anche in nuovi supporti e nuova modalità di gestione dei fattori della produzione. Una delle trasformazioni di maggiore impatto nella struttura operativa e gestionale delle imprese è quella attinente alla elaborazione e gestione dei documenti, siano essi di natura amministrativa, gestionale oppure tecnica.
 
A anche se non completamente scomparsa, la carta è sempre più supporto di sola “visualizzazione” delle informazioni, che vengono sempre più trasmesse, gestite e soprattutto archiviate in formato elettronico. Tale cambiamento impone una trasformazione anche nelle procedure di gestione globale dei documenti, introducendo la necessità di fare affidamento a strumenti del tutto nuovi e soprattutto appositamente sviluppati. necessità ancora più sentita nell’ambito delle attività delle aziende che si occupano di costruzioni e infrastrutture – imprese edili, impiantisti, società di engineering – o comunque di progetti complessi, dove l’interazione tra informazioni e documenti diversi (ad esempio tra elaborati tecnici, capitolati, prezziari, documenti contabili) è fondamentale per elevare l’efficienza complessiva, quindi la redditività, di ogni progetto.
 
U una corretta gestione documentale all’interno di un’impresa non può prescindere dal considerare alcuni aspetti quali la gestione dell’archiviazione, la possibilità di recupero in tempi rapidi, il controllo degli accessi, la sicurezza dei dati, la gestione dei flussi, la creazione di nuovi documenti, eccetera. Ma è soprattutto la condivisione in tempo reale di documenti e informazioni fra tutti gli operatori che, a diverso titolo, partecipano alla progettazione e alla costruzione dell’opera, compresa la fase di gestione del cantiere, il vero campo di prova contemporaneo per garantire efficienza, precisione e rapidità nella realizzazione dell’intervento previsto. La risposta a questa esigenza sempre più sentita dalle imprese di costruzioni e dalle società di ingegneria arriva da STR (Gruppo Il Sole 24 ORE), leader nel settore delle soluzioni informatiche per l’edilizia e i professionisti: per la gestione documentale, infatti, ha messo a punto l’applicativo eXcellent Organice, studiato per le imprese edili e pronto da integrare con i pacchetti gestionali già utilizzati e con Microsoft Office, Outlook e AutoCAD.
 
eXcellent Oorganice consente alle imprese operanti in cantiere e alle società di engineering di controllare e integrare dati, documenti e informazioni in tutte le fasi della commessa facilitando la collaborazione fra i diversi operatori sia utilizzando i canali Intranet che Internet o Extranet. Con eXcellent è possibile archiviare, condividere e ricercare qualsiasi documento in modo ordinato, con facilità e rapidità: acquisisce e archivia documenti in formato digitale, ne consente la condivisione e la visualizzazione veloce grazie all’integrazione con e AutoCAaD e al viewer integrato, in grado di fornire il miglior supporto disponibile per la lettura (Adobe Acrobat, Autodesk DWF, Visio eccetera).
 
Basato su MS SharePoint, soluzione web based per la collaborazione aziendale, completamente integrato con gli applicativi Edili solutions e Impiantisti solutions di STR, già utilizzati da oltre 2.000 imprese italiane, permette la gestione di documenti di qualunque tipo: disegni, preventivi, contratti, relazioni, verbali, comunicazioni, e-mail e altro ancora.
 
I punti di forza di eXcellent Organice si possono riassumere in:
 
-         tecnologia e sicurezza avanzate garantite da Sharepoint e SQL Server;
-         interfaccia in stile Outlook, con organizzazione degli archivi cartelle per un’intuitiva navigazione e ricerca dei documenti;
-         visualizzazione dei documenti archiviati senza necessità d’installare gli applicativi corrispondenti, come per esempio i file dwg di AutoCAD;
-         salvataggio e archiviazione diretta dei documenti di Office e delle e-mail di Outlook;
-         archiviazione integrata e automatizzata dei documenti emessi e ricevuti dell’area Tecnica e dell’area Gestionale;
-         gestione del protocollo;
-         invio di e-mail di notifica in occasione dell’inserimento di nuovi documenti o di modifica di quelli già inseriti;
-         gestione delle versioni dei documenti con la possibilità di visionare o ripristinare i precedenti;
-         organizzazione dei propri modelli di fax, e-mail, lettere, verbali e altri documenti previsti dal sistema qualità;
-         accesso al sistema documentale dalla Iintranet aziendale o anche tramite Iinternet.
-         scansione massiva dei documenti
 
Flessibile e adattabile a tutte le diverse esigenze di gestione aziendale, eXcellent Oorganice massimizza la diffusione delle informazioni fra i diversi collaboratori, stabilisce una politica unitaria e integrata per la gestione dei documenti sicura e affidabile e riduce i costi di gestione del patrimonio documentale. Mmolto semplice anche la ricerca dei documenti: il motore di ricerca di eXcellent permette di avere diverse modalità per trovare i documenti senza consultare liste o librerie; è impostato per ricerche “full text” con la possibilità di ricerche multiple per criterio e ricerche booleane. La visualizzazione del risultato in una finestra di ricerca permette di approfondire ulteriormente il percorso partendo dai risultati ottenuti. Iil programma, inoltre, è già in grado di gestire l’archiviazione sostitutiva, che diverrà sempre più richiesta dopo l’entrata in vigore dell’obbligo della fatturazione elettronica.
 
 
 
Company profile
Nata nel 1978, STR spa nel 2007 è entrata a far parte del Gruppo Il Sole 24 ORE per aumentare la propria quota di mercato e accrescere la propria posizione leader nel settore delle soluzioni informatiche per l’edilizia. Oggi conta 4 sedi operative a Pegognaga (MN), Milano, Roma e Napoli, oltre a una rete di partner attivi in modo capillare su tutto il territorio nazionale, e una squadra di 130 professionisti. Oltre 20mila gli operatori-clienti che hanno affermato fra le realtà produttive di punta del settore.

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