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AZIENDE

Str Vision gestione documentale

Strategia di archiviazione in tre mosse

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08/09/2009 - La gestione documentale efficiente e strategica in tre mosse, a misura di impresa edile e impiantistica: la novità di casa STR si chiama STR VISION DWM , il sistema innovativo che consente di controllare e integrare in tempo reale dati, documenti e informazioni in tutte le fasi di commessa. Con STR VISION DWM, STR – società del Gruppo 24 ORE leader nella produzione di software per l’edilizia e le professioni tecniche – rilancia e potenzia le prestazioni del sistema STR VISION, sia facilitando la collaborazione fra i diversi operatori coinvolti nel processo di commessa, sia sfruttando le potenzialità dei canali Intranet, Internet ed Extranet.
 
STR VISION DWM rende facile e veloce archiviare, condividere e ricercare i documenti in modo ordinato, pronti da consultare: una volta acquisiti e archiviati i documenti in formato digitale, come disegni, preventivi, ordini e contratti, DDT, fatture, e mail, comunicazioni eccetera, il software li rende condivisibili e di immediata visualizzazione grazie al viewer integrato, in grado di fornire il miglior supporto per la lettura dei documenti in Adobe Acrobat, Autodesk DWF, Microsoft Visio e altri ancora.
 
Basato su Microsoft SharePoint, la soluzione web based per la collaborazione aziendale, STR VISION DWM sostituisce, evolve e integra la linea di prodotto eXcellent Organice, è completamente integrato con le altre aree di STR VISION e comprende tre moduli funzionali: SYA, AMD e Organice Explorer.
 
SYA System Automation aggiunge a Microsoft SharePoint le funzioni che ne fanno una soluzione completa per la gestione documentale con le funzioni di Modellazione siti, Modellazione raccolte e metadati, Gestione protocollo e Interazione applicativi STR. SYA è integrato nativamente con i prodotti STR delle linee Solutions e STR VISION rivolti alle imprese edili e alle imprese impiantistiche: l’integrazione consente di strutturare i siti di SharePoint secondo una pratica organizzazione strutturata per clienti, fornitori e cantieri/progetti; questi possono essere poi distinti per singola azienda o comuni a tutte le aziende gestite negli applicativi e di archiviare tutti i documenti secondo la destinazione/provenienza.
 
AMD è il modulo il cui acronimo sta per acquisizione massiva documenti e fornisce sia in modalità integrata con la linea Solutions e STR VISION che stand alone un sistema di archiviazione massiva dei documenti ricevuti in azienda, etichettati attraverso un barcode sulla prima pagina o su un foglio a sé stante e successivamente riposti nel cassetto di alimentazione multipagina dello scanner, in modo da evitare scansioni manuali dei singoli fogli. In questo modo ogni documento è sempre rapidamente rintracciabile nelle diverse fasi di elaborazione. Le gestioni della linea Solutions e STR VISION di STR alle quali è possibile associare documenti esterni o per mezzo delle quali è possibile emetterne sono state dotate della possibilità di acquisire i barcode dal dispositivo di lettura ottica. Attraverso un’apposita applicazione è anche possibile generare e stampare i barcode, verificare l’esito delle operazioni di acquisizione immagini a opera dello scanner, valorizzare tutti i metadata anche nel caso in cui i documenti siano destinati a raccolte definite autonomamente dall’utente, ma è anche possibile etichettare i documenti prodotti dagli applicativi STR, pronti da archiviare una volta rientrati in azienda sottoscritti dal destinatario.
 
Organice Explorer consente l’accesso ai siti web di Sharepoint con un’applicazione di tipo client/server per aumentare la produttività degli operatori e la facilità di integrazione con le applicazioni del mondo Office e cad. L’integrazione con Microsoft Outlook, e la presenza della toolbar di Organice Explorer, permette agli utenti di salvare e mail e allegati direttamente all’interno di SharePoint, i cui metadati vanno a formare automaticamente le proprietà delle e mail. Ma è possibile creare nuove e mail anche da organice explorer , utilizzando i modelli disponibili con la possibilità di allegare qualsiasi documento da SharePoint. La funzione “send and save” permette di inviare e salvare contemporaneamente le e-mail all’interno di SharePoint. Organice Explorer integra Microsoft Office con SharePoint e rende più semplice il salvataggio e recupero dei documenti di Office in e da SharePoint. Inoltre, grazie alla Organice Explorer  toolbar installata in ogni applicazione Office (Word, Excel, Powerpoint, Project e Visio) gli utenti possono aprire facilmente i documenti da SharePoint e salvarli dentro lo stesso SharePoint, compresi i file cad. L’integrazione con Autodesk e gli altri sistemi CAD consente un supporto completo sia per i file XREF e TITLE BLOCK. In questo modo i metadati di SharePoint possono essere collegati direttamente al CAD in uso: il risultato è un documento automaticamente sincronizzato con il disegno nel suo progredire, sfruttando le peculiarità di Autodesk Real DWG Technology.
 
La creazione di nuovi documenti Office può avvenire anche direttamente da Organice explorer utilizzando modelli specifici di layout quali lettere, fax, disegni e e-mail, che possono essere agilmente salvati da Windows Explorer  a Organice Explorer utilizzando la funzione “drag and drop”. Estremamente facile e rapida anche la ricerca dei documenti, che può avvenire per struttura di progetto, metadati o blocchi di testo. Il motore di ricerca permette di disporre di diverse modalità di ricerca senza liste o librerie, per ricerche full text con la possibilità di ricerche multiple per criterio e logica Booleana. Una finestra di ricerca espone i risultati e consente di effettuare ulteriori approfondimenti. Il Viewer integrato permette, infine, di supportare oltre 250 formato di file diversi compresi i disegni CAD, mentre altri Viewer come Adobe Acrobat Reader, Autodesk Design Review e Microsoft Visio possono essere utilizzati per vedere in modo ottimale specifici formati file, con la massima rapidità di lavoro.


S.T.R. su Edilportale.com

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