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DMS24 di 24 ORE Software per la gestione documentale in edilizia

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22/04/2013 - All’interno delle imprese e fra le imprese stesse circolano documenti e informazioni, cartacei e non: mail, fax, disegni, preventivi e computi, certificati di pagamento, ordini, contratti, ddt, fatture, ecc.  Rappresentano una patrimonio importante ma difficile da organizzare, condividere e rintracciare. Questi documenti devono arrivare ai diretti interessati con la certezza che siano stati presi in carico e, quando previsto, devono essere divulgati e resi disponibili alle persone o uffici coinvolti. Tuttavia è ancora difficile trovare imprese che organizzino tutte le informazioni o tengano protocolli di tutti i documenti archiviati per favorirne la ricerca.
 
Dms24 per le imprese edili è la soluzione documentale di 24 ORE Software che consente una gestione totale dei flussi informativi: basato sulla definizione dei flussi che descrivono l’iter di approvazione e/o comunicazione di ogni tipo di documento e sulla profilazione dei singoli utenti o ruoli aziendali, permette di diffondere e notificare tutte le informazioni aziendali ai diretti interessati, in tempo reale e ovunque ci si trovi.
 
DMS24 combina la tecnologia del documentale a marchio ESA Software, software installato su migliaia di aziende, con personalizzazioni realizzate invece in modo specifico per imprese di costruzioni, garantite dall’esperienza del marchio STR. Dms24 è flessibile e parametrizzabile e permette di affrontare tutte le esigenze dell’area gestionale: non solo presa in carico di fatture attive e passive, DDT, ordini, preventivi, ma anche certificati di pagamento, contratti, progetti, disegni, documenti qualità, modulistica, fax, email, ecc.; tutto ciò che viene veicolato con documenti può essere gestito con Dms24, secondo le norme vigenti.
 
DMS24 si integra con il gestionale STR, producendo e inserendo a sistema in automatico documenti e informazioni gestiti con STR Vision, per es. documenti del ciclo attivo di vendita o del ciclo passivo. Il workflow è il nucleo centrale che permette di gestire il flusso di approvazione di un documento, l’abilitazione degli utenti all’utilizzo di determinate funzionalità, nonché la possibilità di attivare azioni automatiche per gestire le più diverse necessità.

Con la Gestione Pratiche si possono collegare documenti diversi, in modalità manuale o in sue correlazioni con altri documenti sia a monte che a valle dello stesso con possibilità di navigare, aprire i documenti e operare secondo le autorizzazioni assegnate. Ad esempio, è possibile sviluppare un processo di autorizzazione per ordini e fatture che coinvolge tutti i responsabili prestabiliti. La flessibilità della soluzione permette di configurare il processo sulle necessità aziendali, automatizzandolo al massimo e semplificando l’operato del personale addetto.

L’integrazione automatica con gli strumenti di scannerizzazione e di gestione dei servizi server garantiscono l’acquisizione dei documenti da fonti esterne; la possibilità di trasformazione digitale dei documenti e il processo per la “Conservazione sostitutiva” nel rispetto della normativa vigente evitano l’obbligo dell’archiviazione fisica dei documenti cartacei e consentono una drastica riduzione dei costi, degli spazi di archivio oltre a maggior efficienza.

In tema di firma digitale, a seconda della mole dei documenti da firmare, si può attivare la firma un documento alla volta o quella massiva, con la possibilità di pilotare diversi tipi di schede con diverse prestazioni. Un apposito portale permette di accedere a documenti anche da parte di soggetti esterni all’organizzazione ma abilitati.

Dms24 è anche la base per la definizione delle procedure di qualità, nell’ottica o meno del raggiungimento della certificazione.


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