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Codice dell'amministrazione digitale.

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Decreto Pres. Cons. Min. 13/11/2014

(Gazzetta ufficiale 12/01/2015 n. 8)

Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonche' di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005

Capo I

DEFINIZIONI E AMBITO DI APPLICAZIONE




IL PRESIDENTE
DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI

Visto il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive
modificazioni, recante «Codice dell'amministrazione digitale» e, in
particolare, gli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41 e
l'art. 71, comma 1;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000,
n. 445, recante «Testo unico delle disposizioni legislative e
regolamentari in materia di documentazione amministrativa»;
Visto il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e successive
modificazioni, recante «Codice in materia di protezione dei dati
personali»;
Visto il decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, e successive
modificazioni, recante «Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai
sensi dell'art. 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137»;
Visti gli articoli da 19 a 22 del decreto-legge 22 giugno 2012, n.
83, convertito, con modificazioni, dalla legge 7 agosto 2012, n. 134,
recante «Misure urgenti per la crescita del Paese», con cui e' stata
istituita l'Agenzia per l'Italia digitale;
Visto il Regolamento (UE) n. 910/2014 del Parlamento europeo e del
Consiglio del 23 luglio 2014 in materia di identificazione
elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel
mercato interno e che abroga la direttiva 1999/93/CE, pubblicato
nella Gazzetta Ufficiale dell'Unione europea serie L 257 del 28
agosto 2014;
Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22
febbraio 2013, recante «Regole tecniche in materia di generazione,
apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate
e digitali, ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28,
comma 3, 32, comma 3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71»,
pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 21 maggio 2013, n. 117;
Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3
dicembre 2013, recante «Regole tecniche in materia di sistema di
conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter,
comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice
dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del
2005», pubblicato nel Supplemento ordinario n. 20 alla Gazzetta
Ufficiale - serie generale - 12 marzo 2014, n. 59;
Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3
dicembre 2013, recante «Regole tecniche per il protocollo informatico
ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice
dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del
2005», pubblicato nel Supplemento ordinario n. 20 alla Gazzetta
Ufficiale - serie generale - 12 marzo 2014, n. 59;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 21 febbraio 2014
con cui l'onorevole dottoressa Maria Anna Madia e' stato nominata
Ministro senza portafoglio;
Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22
febbraio 2014 con cui al Ministro senza portafoglio onorevole
dott.ssa Maria Anna Madia e' stato conferito l'incarico per la
semplificazione e la pubblica amministrazione;
Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 23
aprile 2014 recante delega di funzioni al Ministro senza portafoglio
onerovole dott.ssa Maria Anna Madia per la semplificazione e la
pubblica amministrazione;
Acquisito il parere tecnico dell'Agenzia per l'Italia digitale;
Sentito il Garante per la protezione dei dati personali;
Sentita la Conferenza unificata di cui all'art. 8 del decreto
legislativo 28 agosto 1997, n. 281 nella seduta del 24 agosto 2013;
Espletata la procedura di notifica alla Commissione europea di cui
alla direttiva 98/34/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del
22 giugno 1998, modificata dalla direttiva 98/48/CE del Parlamento
europeo e del Consiglio, del 20 luglio 1998, attuata con decreto
legislativo 23 novembre 2000, n. 427;
Di concerto con il Ministro dei beni e delle attivita' culturali e
del turismo per le parti relative alla formazione e conservazione dei
documenti informatici delle pubbliche amministrazioni;

Decreta:

Art. 1


Definizioni

1. Ai fini del presente decreto si applicano le definizioni del
glossario di cui all'allegato 1 che ne costituisce parte integrante.
2. Le specifiche tecniche relative alle regole tecniche di cui al
presente decreto sono indicate nell'allegato n. 2 relativo ai
formati, nell'allegato n. 3 relativo agli standard tecnici di
riferimento per la formazione, la gestione e la conservazione dei
documenti informatici, nell'allegato n. 4 relativo alle specifiche
tecniche del pacchetto di archiviazione e nell'allegato n. 5 relativo
ai metadati. Le specifiche tecniche di cui al presente comma sono
aggiornate con delibera dell'Agenzia per l'Italia digitale, previo
parere del Garante per la protezione dei dati personali, e pubblicate
sul proprio sito istituzionale.
Art. 2


Oggetto e ambito di applicazione

1. Il presente decreto detta le regole tecniche per i documenti
informatici previste dall'art. 20, commi 3 e 4, dall'art. 22, commi 2
e 3, dall'art. 23, e dall'art. 23-bis, commi 1 e 2, e del decreto
legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante «Codice dell'amministrazione
digitale», di seguito Codice.
2. Il presente decreto detta le regole tecniche previste dall'art.
23-ter, commi 3 e 5, dall'art. 40, comma 1 e dall'art. 41, comma
2-bis del Codice in materia di documenti amministrativi informatici e
fascicolo informatico.
3. Ai sensi dell'art. 2, comma 5, del Codice, le presenti regole
tecniche si applicano nel rispetto della disciplina rilevante in
materia di tutela dei dati personali e, in particolare, del Codice in
materia di protezione dei dati personali, di cui al decreto
legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
4. Le disposizioni del presente decreto si applicano ai soggetti di
cui all'art. 2, commi 2 e 3, del Codice, nonche' agli altri soggetti
a cui e' eventualmente affidata la gestione o la conservazione dei
documenti informatici.

Capo II

DOCUMENTO INFORMATICO

Art. 3


Formazione del documento informatico

1. Il documento informatico e' formato mediante una delle seguenti
principali modalita':
a) redazione tramite l'utilizzo di appositi strumenti software;
b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o
su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su
supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della
copia informatica di un documento analogico;
c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da
transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica
di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all'utente;
d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un
insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o piu' basi dati,
anche appartenenti a piu' soggetti interoperanti, secondo una
struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.
2. Il documento informatico assume la caratteristica di
immodificabilita' se formato in modo che forma e contenuto non siano
alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la
staticita' nella fase di conservazione.
3. Il documento informatico, identificato in modo univoco e
persistente, e' memorizzato in un sistema di gestione informatica dei
documenti o di conservazione la cui tenuta puo' anche essere delegata
a terzi.
4. Nel caso di documento informatico formato ai sensi del comma 1,
lettera a), le caratteristiche di immodificabilita' e di integrita'
sono determinate da una o piu' delle seguenti operazioni:
a) la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma
elettronica qualificata;
b) l'apposizione di una validazione temporale;
c) il trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica
certificata con ricevuta completa;
d) la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che
adottino idonee politiche di sicurezza;
e) il versamento ad un sistema di conservazione.
5. Nel caso di documento informatico formato ai sensi del comma 1,
lettera b), le caratteristiche di immodificabilita' e di integrita'
sono determinate dall'operazione di memorizzazione in un sistema di
gestione informatica dei documenti che garantisca l'inalterabilita'
del documento o in un sistema di conservazione.
6. Nel caso di documento informatico formato ai sensi del comma 1,
lettere c) e d), le caratteristiche di immodificabilita' e di
integrita' sono determinate dall'operazione di registrazione
dell'esito della medesima operazione e dall'applicazione di misure
per la protezione dell'integrita' delle basi di dati e per la
produzione e conservazione dei log di sistema, ovvero con la
produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento
della stessa nel sistema di conservazione.
7. Laddove non sia presente, al documento informatico
immodificabile e' associato un riferimento temporale.
8. L'evidenza informatica corrispondente al documento informatico
immodificabile e' prodotta in uno dei formati contenuti nell'allegato
2 del presente decreto in modo da assicurare l'indipendenza dalle
piattaforme tecnologiche, l'interoperabilita' tra sistemi informatici
e la durata nel tempo dei dati in termini di accesso e di
leggibilita'. Formati diversi possono essere scelti nei casi in cui
la natura del documento informatico lo richieda per un utilizzo
specifico nel suo contesto tipico.
9. Al documento informatico immodificabile vengono associati i
metadati che sono stati generati durante la sua formazione. L'insieme
minimo dei metadati, come definiti nell'allegato 5 al presente
decreto, e' costituito da:
a) l'identificativo univoco e persistente;
b) il riferimento temporale di cui al comma 7;
c) l'oggetto;
d) il soggetto che ha formato il documento;
e) l'eventuale destinatario;
f) l'impronta del documento informatico.
Eventuali ulteriori metadati sono definiti in funzione del contesto
e delle necessita' gestionali e conservative.
Art. 4


Copie per immagine su supporto informatico
di documenti analogici

1. La copia per immagine su supporto informatico di un documento
analogico di cui all'art. 22, commi 2 e 3, del Codice e' prodotta
mediante processi e strumenti che assicurino che il documento
informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento
analogico da cui e' tratto, previo raffronto dei documenti o
attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate
tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del
contenuto dell'originale e della copia.
2. Fermo restando quanto previsto dall'art. 22, comma 3, del
Codice, la copia per immagine di uno o piu' documenti analogici puo'
essere sottoscritta con firma digitale o firma elettronica
qualificata da chi effettua la copia.
3. Laddove richiesta dalla natura dell'attivita', l'attestazione di
conformita' delle copie per immagine su supporto informatico di un
documento analogico di cui all'art. 22, comma 2, del Codice, puo'
essere inserita nel documento informatico contenente la copia per
immagine. Il documento informatico cosi' formato e' sottoscritto con
firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica
qualificata del pubblico ufficiale a cio' autorizzato. L'attestazione
di conformita' delle copie per immagine su supporto informatico di
uno o piu' documenti analogici puo' essere altresi' prodotta come
documento informatico separato contenente un riferimento temporale e
l'impronta di ogni copia per immagine. Il documento informatico cosi'
prodotto e' sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma
digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a
cio' autorizzato.
Art. 5


Duplicati informatici di documenti informatici

1. Il duplicato informatico di un documento informatico di cui
all'art. 23-bis, comma 1, del Codice e' prodotto mediante processi e
strumenti che assicurino che il documento informatico ottenuto sullo
stesso sistema di memorizzazione, o su un sistema diverso, contenga
la stessa sequenza di bit del documento informatico di origine.
Art. 6


Copie e estratti informatici di documenti informatici

1. La copia e gli estratti informatici di un documento informatico
di cui all'art. 23-bis, comma 2, del Codice sono prodotti attraverso
l'utilizzo di uno dei formati idonei di cui all'allegato 2 al
presente decreto, mediante processi e strumenti che assicurino la
corrispondenza del contenuto della copia o dell'estratto informatico
alle informazioni del documento informatico di origine previo
raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei
casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la
corrispondenza del contenuto dell'originale e della copia.
2. La copia o l'estratto di uno o piu' documenti informatici di cui
al comma 1, se sottoscritto con firma digitale o firma elettronica
qualificata da chi effettua la copia ha la stessa efficacia
probatoria dell'originale, salvo che la conformita' allo stesso non
sia espressamente disconosciuta.
3. Laddove richiesta dalla natura dell'attivita', l'attestazione di
conformita' delle copie o dell'estratto informatico di un documento
informatico di cui al comma 1, puo' essere inserita nel documento
informatico contenente la copia o l'estratto. Il documento
informatico cosi' formato e' sottoscritto con firma digitale del
notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del
pubblico ufficiale a cio' autorizzato. L'attestazione di conformita'
delle copie o dell'estratto informatico di uno o piu' documenti
informatici puo' essere altresi' prodotta come documento informatico
separato contenente un riferimento temporale e l'impronta di ogni
copia o estratto informatico. Il documento informatico cosi' prodotto
e' sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o
firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a cio'
autorizzato.
Art. 7


Trasferimento nel sistema di conservazione

1. Il trasferimento dei documenti informatici nel sistema di
conservazione avviene generando un pacchetto di versamento nelle
modalita' e con il formato previsti dal manuale di conservazione di
cui all'art. 8 del decreto del Presidente del Consiglio dei ministri
3 dicembre 2013, in materia di conservazione dei documenti
informatici.
2. I tempi entro cui i documenti informatici devono essere versati
in conservazione sono stabiliti per le diverse tipologie di documento
e in conformita' alle regole tecniche vigenti in materia.
3. Il buon esito dell'operazione di versamento e' verificato
tramite il rapporto di versamento prodotto dal sistema di
conservazione.
Art. 8


Misure di sicurezza

1. I soggetti privati appartenenti ad organizzazioni che applicano
particolari regole di settore per la sicurezza dei propri sistemi
informatici possono adottare misure di sicurezza per garantire la
tenuta del documento informatico di cui all'art. 3.
2. I soggetti privati, per garantire la tenuta del documento
informatico di cui all'art. 3, possono adottare, quale modello di
riferimento, quanto previsto dagli articoli 50-bis e 51 del Codice e
dalle relative linee guida emanate dall'Agenzia per l'Italia
digitale. I sistemi di gestione informatica dei documenti rispettano
le misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del codice
in materia di protezione dei dati personali, di cui al decreto
legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e dal disciplinare tecnico di cui
all'allegato B del predetto codice.

Capo III

DOCUMENTO AMMINISTRATIVO INFORMATICO

Art. 9


Formazione del documento amministrativo informatico

1. Al documento amministrativo informatico si applica quanto
indicato nel Capo II per il documento informatico, salvo quanto
specificato nel presente Capo.
2. Le pubbliche amministrazioni, ai sensi dell'art. 40, comma 1,
del Codice, formano gli originali dei propri documenti attraverso gli
strumenti informatici riportati nel manuale di gestione ovvero
acquisendo le istanze, le dichiarazioni e le comunicazioni di cui
agli articoli 5-bis, 40-bis e 65 del Codice.
3. Il documento amministrativo informatico, di cui all'art 23-ter
del Codice, formato mediante una delle modalita' di cui all'art. 3,
comma 1, del presente decreto, e' identificato e trattato nel sistema
di gestione informatica dei documenti di cui al Capo IV del decreto
del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, comprensivo
del registro di protocollo e degli altri registri di cui all'art. 53,
comma 5, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre
2000, n. 445, dei repertori e degli archivi, nonche' degli albi,
degli elenchi, e di ogni raccolta di dati concernente stati, qualita'
personali e fatti gia' realizzati dalle amministrazioni su supporto
informatico, in luogo dei registri cartacei, di cui all'art. 40,
comma 4, del Codice, con le modalita' descritte nel manuale di
gestione.
4. Le istanze, le dichiarazioni e le comunicazioni di cui agli
articoli 5-bis, 40-bis e 65 del Codice sono identificate e trattate
come i documenti amministrativi informatici nel sistema di gestione
informatica dei documenti di cui al comma 3 ovvero, se soggette a
norme specifiche che prevedono la sola tenuta di estratti per
riassunto, memorizzate in specifici archivi informatici
dettagliatamente descritti nel manuale di gestione.
5. Il documento amministrativo informatico assume le
caratteristiche di immodificabilita' e di integrita', oltre che con
le modalita' di cui all'art. 3, anche con la sua registrazione nel
registro di protocollo, negli ulteriori registri, nei repertori,
negli albi, negli elenchi, negli archivi o nelle raccolte di dati
contenute nel sistema di gestione informatica dei documenti di cui al
comma 3.
6. Fermo restando quanto stabilito nell'art. 3, comma 8, eventuali
ulteriori formati possono essere utilizzati dalle pubbliche
amministrazioni in relazione a specifici contesti operativi che vanno
esplicitati, motivati e riportati nel manuale di gestione.
7. Al documento amministrativo informatico viene associato
l'insieme minimo dei metadati di cui all'art. 53 del decreto del
Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, fatti salvi i
documenti soggetti a registrazione particolare che comunque possono
contenere al proprio interno o avere associati l'insieme minimo dei
metadati di cui all'art. 3, comma 9, come descritto nel manuale di
gestione.
8. Al documento amministrativo informatico sono associati eventuali
ulteriori metadati rilevanti ai fini amministrativi, definiti, per
ogni tipologia di documento, nell'ambito del contesto a cui esso si
riferisce, e descritti nel manuale di gestione.
9. I metadati associati al documento amministrativo informatico, di
tipo generale o appartenente ad una tipologia comune a piu'
amministrazioni, sono definiti dalle pubbliche amministrazioni
competenti, ove necessario sentito il Ministero dei beni e delle
attivita' culturali e del turismo, e trasmessi all'Agenzia per
l'Italia digitale che ne cura la pubblicazione on line sul proprio
sito.
10. Ai fini della trasmissione telematica di documenti
amministrativi informatici, le pubbliche amministrazioni pubblicano
sui loro siti gli standard tecnici di riferimento, le codifiche
utilizzate e le specifiche per lo sviluppo degli applicativi software
di colloquio, rendendo eventualmente disponibile gratuitamente sul
proprio sito il software per la trasmissione di dati coerenti alle
suddette codifiche e specifiche. Al fine di abilitare alla
trasmissione telematica gli applicativi software sviluppati da terzi,
le amministrazioni provvedono a richiedere a questi opportuna
certificazione di correttezza funzionale dell'applicativo e di
conformita' dei dati trasmessi alle codifiche e specifiche
pubblicate.
Art. 10


Copie su supporto informatico di documenti amministrativi analogici

1. Fatto salvo quanto previsto all'art. 4, l'attestazione di
conformit [ . . . ]

TESTO INTEGRALE DISPONIBILE
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