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20/05/2014
Soa, l’Authority spiega come redigere le attestazioni

Indicati gli elementi costitutivi dei documenti e le procedure per l’attività di attestazione

Determinazione 23/04/2014 n. 4

(Gazzetta ufficiale 19/05/2014 n. 114)

Autorità per la Vigilanza sui Contratti Pubblici di lavori, servizi e forniture - Procedure da utilizzare dalle S.O.A. (Società Organismi di Attestazione), per l'esercizio della loro attività di attestazione

Premesso che:
a) le SOA (societa' organismi di attestazione), per poter
ottenere l'autorizzazione allo svolgimento dell'attivita' di
attestazione del possesso dei requisiti di qualificazione delle
imprese devono, ai sensi dell'art 68, c.2, del Regolamento di cui al
D.P.R. 5 ottobre 2010 n. 207, come gia' previsto dall'art. 10 del
D.P.R. n. 34/2000, presentare alla Autorita' la relativa istanza,
corredata, tra l'altro, da «un documento contenente la descrizione
delle procedure che, conformemente a quanto stabilito all'Autorita',
saranno utilizzate per l'esercizio...» dell'attivita' medesima;
b) in attuazione del citato art. 10 del previgente regolamento
D.P.R. n. 34/2000 l'Autorita' ha adottato la determinazione n.
41/2000 del 27 luglio 2000, indicando i criteri a cui le SOA
avrebbero dovuto attenersi per la redazione del documento relativo
alle descrizione delle procedure da adottare per il rilascio delle
attestazioni in conformita' alle prescrizioni regolamentari allora
vigenti;
c) sussiste la necessita' di adeguare i criteri contenuti nella
suddetta determinazione alle nuove disposizioni regolamentari
introdotte dal D.P.R. n. 207/2010, nonche' di fornire indicazioni
integrative mutuate dall'esperienza applicativa maturata dall'entrata
in vigore del sistema di qualificazione SOA;
d) le SOA, pur essendo organismi privati, nell'esercizio
dell'attivita' di attestazione per gli esecutori di lavori pubblici
svolgono una funzione certificatoria di natura pubblicistica,
finalizzata al rilascio di una attestazione, con valore di atto
pubblico, destinata ad avere una particolare efficacia probatoria.
L'interesse pubblico al corretto svolgimento di tale attivita' di
certificazione, pertanto, deve ritenersi prevalente sull'interesse
privatistico alla libera organizzazione della attivita' di impresa,
con conseguente necessita' delle SOA di conformarsi
nell'organizzazione e nelle procedure adottate ai criteri indicati
dall'Autorita', anche con la presente determinazione, rispondenti ad
esigenze di garanzia ed al rilievo pubblicistico delle funzioni e dei
compiti ad esse attribuiti.
Considerato che:
a) le indicazioni di cui alla presente determinazione devono
tener conto degli obblighi a carico delle SOA, sanciti dall'art. 70
del DPR 207/2010, di: a) comportarsi con diligenza, correttezza e
trasparenza, nel rispetto dei principi di cui all'art. 2 del codice;
b) acquisire le informazioni necessarie dai soggetti da qualificare
ed operare in modo da assicurare adeguata informazione; c) agire in
modo da garantire imparzialita' ed equo trattamento; d) assicurare e
mantenere l'indipendenza richiesta dalle disposizioni del codice e
del regolamento; e) disporre di risorse e procedure, anche di
controllo interno, idonee ad assicurare efficienza e correttezza; f)
verificare la veridicita' e la sostanza delle dichiarazioni, delle
certificazioni e delle documentazioni, di cui agli articoli 78 e 79,
presentate dai soggetti cui rilasciare l'attestato, nonche' il
permanere del possesso dei requisiti di cui all'art. 78; g)
rilasciare l'attestazione di qualificazione conformemente alla
documentazione prodotta dall'impresa e verificata ai sensi della
lettera f);
b) le suddette indicazioni devono tener conto della opportunita'
del massimo ricorso a processi informatizzati e, pertanto, a
tecnologie informatiche;
c) per la valutazione e la verifica dei requisiti previsti dagli
articoli 78 e 79 del D.P.R. 207/2000 le SOA sono tenute altresi' a
conformarsi agli atti adottati dall'Autorita' contenenti le modalita'
di dimostrazione dei requisiti stessi.
Indica i seguenti criteri cui le SOA devono attenersi per la
redazione/aggiornamento del documento relativo alle procedure da
adottare per il rilascio degli attestati di qualificazione.
1) Elementi costitutivi del documento.
Il documento deve essere costituito:
a) da una relazione nella quale vengono esplicitati e descritti
sistematicamente ed esaurientemente:
gli obiettivi di politica aziendale (mercato territoriale nel
quale si vuole operare, sviluppo in termini di clientela, piano di
rientro degli investimenti ecc, ecc.) perseguiti e le prestazioni
offerte;
l'organizzazione aziendale con l'individuazione delle varie
figure professionali, dei titoli/esperienze necessari per lo
svolgimento delle funzioni e l'inquadramento delle stesse all'interno
dell'organico, nonche' delle mansioni svolte all'interno della
procedura aziendale delle SOA e la sua funzionalita' alle procedure;
le attivita' che saranno svolte con le indicazioni delle
connesse procedure aziendali e delle loro sequenze temporali, nonche'
dei soggetti che, secondo l'organigramma, provvedono ad attuarle;
il contenuto delle varie fasi e sottofasi delle procedure
operative e il raccordo delle stesse con l'organigramma con
l'indicazione del responsabile o dei responsabili delle varie fasi e
sottofasi e dei relativi livelli di competenza;
le modalita' di accertamento della sussistenza e del
mantenimento in capo al personale delle SOA dei requisiti morali
previsti dall'attuale art. 64, comma 6, del D.P.R. n. 207/2010 in
conformita' con gli atti adottati dall'Autorita' in materia;
la modulistica impiegata nelle varie fasi e sottofasi dei
procedimenti istruttori;
l'attrezzatura informatica e la sua funzionalita' alle
procedure anche alla luce degli obblighi di cui all'art. 67, comma 5,
del D.P.R. n. 207/2010;
le procedure di controllo interno;
la possibilita' di un aggiornamento controllato delle
variazioni alle procedure che la SOA o l'Autorita' riterranno
necessario introdurre;
la illustrazione delle modifiche delle procedure attraverso un
idoneo metodo di identificazione e di indicazione dello stato di
revisione;
la trasmissione, entro 30 giorni dalla loro adozione, degli
aggiornamenti, all'Autorita' che, qualora ne rilevi carenze o errori,
lo restituisce alla SOA perche' queste insufficienze siano eliminate.
b) da uno o piu' elaborati tecnici, grafici e descrittivi,
necessari ad illustrare i singoli momenti in cui si articola
l'attivita' di attestazione (diagrammi a blocchi, Gantt, Pert,
regolamenti interni, moduli, modelli, format e analoghe
strumentazioni).
c) dai modelli contrattuali che, ai sensi dell'art. 1341 e 1342
del C.C., si intendono adottare i quali non possono prevedere
clausole che, per qualsiasi motivo, possono essere considerate
vessatorie (esonero di responsabilita', modalita' di pagamento del
corrispettivo particolarmente onerose, previsioni di decadenza, e
simili), devono disciplinare il rapporto contrattuale nel rispetto di
quanto previsto nel D.P.R. n. 207/2010, indicando in particolare i
casi di sospensione del termine ai fini dell'acquisizione di
chiarimenti o di integrazioni documentali (art. 70, comma 1, lettera
b, e art. 76, comma 3, del D.P.R. 207/2010), nonche' le modalita' ed
i tempi delle richieste di tali ulteriori informazioni; gli stessi
devono inoltre indicare il termine di preavviso delle visite presso
le imprese e la composizione del soggetto o dei soggetti
incaricabili.
2) Flussi procedurali operativi.
La relazione nella descrizione delle procedure aziendali dovra'
illustrare i flussi procedurali operativi di seguito descritti,
nell'osservanza delle prescrizioni contenute nel presente documento,
che si ritengono necessarie per assicurare le garanzie minime in tema
di certezza dei rapporti contrattuali instaurati dalle SOA con gli
operatori economici, nonche' di trasparenza e correttezza
dell'attivita' di attestazione.
In particolare, la SOA dovra' illustrare/codificare almeno i flussi
relativi a:
a) Fase pre-contrattuale e Stipula del contratto.
Nella descrizione dei flussi inerenti la fase pre-contrattuale e
contrattuale, la SOA dovra' dare atto di aver previsto sistemi idonei
ad assicurare:
la provenienza della richiesta di qualificazione direttamente
dall'impresa, con esclusione di richieste/istanze provenienti da
soggetti terzi intermediari;
la trasmissione dello schema di contratto predisposto per la
relativa sottoscrizione esclusivamente nei riguardi dell'impresa con
esclusione di trasmissione a soggetti terzi, nonche' la conservazione
della documentazione attestante la predetta trasmissione e la
ricezione da parte dell'impresa;
nelle ipotesi di conclusione del contratto a distanza, la
provenienza dall'impresa del contratto firmato in originale e la
conservazione della documentazione attestante tale provenienza,
nonche' l'attribuzione al contratto di un numero di protocollo e di
data, riferita al giorno di effettiva ricezione del contratto,
risultando ammessa l'anticipazione del contratto a mezzo fax o pec
dall'indirizzo dell'impresa;
l'identita' e la legittimita' del soggetto sottoscrittore del
contratto ad agire per conto dell'impresa richiedente l'attestazione;
un sistema che consenta la registrazione del contratto, a
prescindere dalle modalita' adottate per il relativo perfezionamento,
secondo un ordine cronologico progressivo, con l'attribuzione di un
numero identificativo dell'atto recante anche la data di effettiva
conclusione dello stesso, nonche' la previsione della consegna
all'impresa di una copia del contratto registrato e della
conservazione della documentazione attestante la predetta consegna;
la trasmissione all'Autorita' dei contratti stipulati in
adempimento degli obblighi previsti dall'art. 76, comma 4, del D.P.R.
n. 207/2010, secondo le modalita' indicate dall'Autorita'.
b) Raccolta, gestione ed analisi della documentazione.
Nella descrizioni dei flussi inerenti la presente fase, la SOA
dovra' dare atto di aver previsto sistemi idonei ad assicurare:
la provenienza dall'impresa dei documenti necessari ai fini della
qualificazione con esclusione dell'operato di terzi intermediari
nella consegna della documentazione, anche attraverso la
sottoscrizione da parte dell'impresa di una dichiarazione contenente
un elenco dettagliato dei documentati consegnati alla SOA;
che ogni attivita' istruttoria compiuta dalla SOA sia preceduta
dall'acquisizione della dichiarazione dell'impresa in merito
all'avvenuta presentazione della documentazione afferente la
specifica attivita';
che le dichiarazioni sostitutive presentate dall'impresa ai sensi
del D.P.R. n. 445/2000 in merito al possesso dei requisiti di
qualificazione e alla documentazione presentata garantiscano
l'assunzione di responsabilita' dell'impresa sul contenuto delle
dichiarazioni medesime, che, in particolare, con riferimento alla
trasmissione delle certificazioni di esecuzione dei lavori, dovranno
riportare i principali dati identificativi del certificato (e della
relativa documentazione a corredo) e dei lavori nonche'
l'attestazione di conformita' di tali certificazioni ai lavori
effettivamente eseguiti;
la registrazione dei documenti in entrata in ogni fase del
procedimento di attestazione, anche mediante consegna brevi manu, con
l'apposizione di un numero di protocollo e data, nonche' del numero
identificativo del contratto di attestazione;
la predisposizione di sistemi di controllo interno, idonei a
garantire l'effettiva acquisizione di ogni documento in entrata e la
distribuzione ai soggetti competenti;
una celere verifica della completezza della documentazione
trasmessa dall'impresa al fine di consentire una tempestiva e
puntuale richiesta all'impresa di integrazione della documentazione
nel rispetto dei termini per la conclusione dell'istruttoria;
l'impossibilita' da parte della SOA di trasferire ai fini della
qualificazione la documentazione gia' in possesso della stessa in
quanto ricompresa nei fascicoli di precedenti attestazioni dei
soggetti danti causa dell'impresa attestanda; in tali casi la
documentazione dovra' essere nuovamente presentata dall'impresa
avente causa con l'assolvimento di tutte le formalita' previste per
la fase dell'acquisizione dei documenti da parte della SOA. Qualora
la documentazione risulti gia' agli atti della SOA in quanto
ricompresa in precedenti fascicoli di attestazione della stessa
impresa attestanda, la SOA sara' tenuta ad acquisire una
dichiarazione dell'impresa volta ad indicare i documenti che intende
utilizzare nella nuova istruttoria, consentendo alla SOA il
trasferimento dei documenti riportati nella dichiarazione.
c) Modalita' di accertamento della veridicita' e della sostanza
della documentazione presentata ai fini della qualificazione e della
relativa verifica dei requisiti generali, economico-finanziari e
tecnico organizzativi delle imprese.
Nella descrizioni dei flussi inerenti la presente fase, la SOA
dovra' dare atto di aver previsto sistemi idonei ad assicurare:
che le modalita' di accertamento presso i soggetti depositari
delle informazioni necessarie alla verifica siano conformi alle
prescrizioni normative ed alle specifiche indicazioni fornite
dall'Autorita' con propri atti e che siano svolte con tempistiche
tali da garantire l'acquisizione dei riscontri dei soggetti
interpellati nel rispetto dei termini previsti per la conclusione
delle istruttorie di qualificazione;
le verifiche della veridicita' delle dichiarazioni e della
documentazione presentata ai fini della qualificazione dovranno
essere condotte con la massima cura e puntualita', curando la
corretta individuazione e legittimazione del soggetto da interpellare
ed estendendo le verifiche e i correlati approfondimenti sino al
raggiungimento di profili di certezza;
la tracciabilita' delle richieste di verifica e dell'acquisizione
dei relativi riscontri.
d) Esecuzione di visite presso le imprese cui rilasciare
l'attestato di qualificazione.
Nella descrizioni dei flussi inerenti la presente fase, la SOA
dovra' dare atto di aver previsto sistemi idonei ad assicurare:
l'utilizzo di un apposito manuale per gli accertamenti e le
visite presso le imprese sottoposte a valutazioni per il rilascio
dell'attestazione;
la tracciabilita' e la conservazione dei relativi atti/verbali
attinenti la visita ispettiva effettuata.
e) Chiusura istruttoria di qualificazione.
Nella descrizioni dei flussi inerenti la presente fase, la SOA
dovra' dare atto di aver previsto sistemi idonei ad assicurare:
l'individuazione, nel rispetto della struttura e
dell'articolazione organizzatoria della stessa SOA, dei soggetti che
intervengono a vario titolo nelle diverse fasi procedurali in cui si
articola l'attivita' di attestazione della SOA ivi compresi i
responsabili delle Aree Legale, Economica e Tecnica e dell'Organo
preposto al rilascio o al diniego dell'attestazione;
che venga accertato alla data della delibera di rilascio
dell'attestazione l'assenza di circostanze sopravvenute nel corso del
procedimento di attestazione a carico dell'impresa attestanda idonee
ad incidere negativamente sul riconoscimento dei requisiti, nonche'
la validita' delle certificazioni attinenti alla dimostrazione dei
requisiti;
l'assolvimento degli obblighi informativi previsti dall'art. 76,
comma 4 e 77, comma 7 del D.P.R. n. 207/2010 e degli adempimenti in
merito alla trasmissione all'Autorita' delle attestazioni ai sensi
dell'art. 70, comma 6 del D.P.R. n. 207/2010.
f) Gestione delle richieste di variazioni delle attestazioni.
Nella descrizione dei flussi operativi relativi alle istruttorie
conseguenti alle richieste di variazioni delle attestazioni che non
producono effetti diretti sulle categorie e classifiche oggetto della
qualificazione nonche' delle richieste di variazioni delle
attestazioni che producono effetti diretti sulle categorie e
classifiche oggetto della qualificazione, le SOA dovranno osservare
le prescrizioni sopra descritte in quanto applicabili in relazione
alla tipologia di verifica richiesta.
g) Gestione delle segnalazioni e dei reclami.
Nella descrizioni dei flussi inerenti la presente fase, la SOA
dovra' dare atto di aver previsto sistemi atti ad assicurare una
tempestiva valutazione della segnalazione e/o reclamo ricevuto,
nonche' l'inoltro al soggetto segnalante di una risposta contenente
gli elementi di fatto e di diritto posti a fondamento dell'operato
della SOA, dando segnalazione all'Autorita' dei casi di particolare
complessita' che non trovano soluzione nei precedenti atti
dell'Autorita'.
h) Gestione delle comunicazioni e informazioni tra la SOA e
l'Autorita' e tra la SOA ed i soggetti da qualificare in modo da
garantire la tempestivita' dell'esame della corrispondenza in entrata
e la tempestivita' e completezza della corrispondenza in uscita.
i) Archiviazione dei documenti e gestione degli archivi.
Nella descrizioni dei flussi inerenti la presente fase, la SOA
dovra' dare atto di aver previsto sistemi idonei ad assicurare:
che il fascicolo di attestazione sia archiviato in forma cartacea
o elettronica in coerenza con le indicazioni di cui Codice
dell'Amministrazione Digitale (d.lgs. [ . . . ]

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